Belajar MS Access 2007 Bab 1

@Copyright Mengolah Data dengan Microsoft OfficeAccess 2007 ll Dani R. Taufani

Bab 1 

Mengenal Microsoft Access 2007 Pokok Bahasan

Memulai Access 2007
Mengenal Elemen Dasar pada Access 2007
Mengakhiri Penggunaan Access 2007

Seperti yang telah Anda ketahui pada Microsoft Office 2007 terjadi banyak perubahan dari versi pendahulunya. Disini kita tidak akan membahas lebih detail lagi tentang perubahan-perubahan ini karena pada buku ini hanya akan membahas penggunaan Microsoft Access 2007.
Memulai Access 2007

Berbagai cara dapat Anda lakukan untuk memulai atau menjalankan Access 2007. Berikut akan dibahas satu-persatu.

Memulai Access 2007 dengan Menggunakan Tombol Start Menu
Untuk memulai Access 2007 dengan menggunakan tombol start menu, ikuti langkah berikut :

I. Klik Start.
II. Klik All Programs.
III. Klik Microsoft Office → Microsoft Access 2007.

 

Gmb 1.1 Memulai Access 2007 dengan menggunakan Start Menu

Kemudian layar akan memunculkan kotak dialog seperti berikut :

Gmb 1.2 Tampilan awal Microsoft Access 2007

 Pada Gmb 1.2 terdapat beberapa bagian seperti :

==> Pada bagian kiri terdapat Template Categories yang berisi bermacam-macam template yang nantinya akan digunakan untuk membuat database, seperti :
* Featuring : Menampilkan menu-menu template pada bagian tengah, seperti pada Gmb 1.2.

* Local Templates : Menampilkan beberapa template yang telah disediakan oleh Windows SharePoint Service.

Gmb 1.3 Tampilan Local Templates

 Business
 Personal
 Sample
 Education

Catatan:: Anda tidak akan membahas lebih dalam mengenai penggunaan Template-template pada buku ini. Selanjutnya Anda akan memakai Blank Database dalam pembuatan database.

  Pada bagian tengah merupakan bagian yang akan berubah mengikuti Template Categories. Di bagian ini berisi icon-icon template.
 Pada bagian kanan merupakan kotak penjelasan dari template yang telah Anda pilih. Disini Anda bisa menentukan nama database dan lokasi penyimpanannya.
IV.

 Pada tampilan awal tadi (Gmb 1.2) pilih salah satu dari :
 Blank Database : Jika Anda membuat sebuah database baru yang masih kosong. Pada bagian kanannya Anda menentukan nama database dan juga lokasi file.
 Feature Online Templates : Jika ingin membuat sebuah database dengan template online. Pada bagian bawah terdapat beberapa link Microsoft Office Online, jika Anda ingin mengeksplorasi lebih dalam tentang apa saja yang terbaru dari Access 2007 dan banyak menu-menu online lainnya.

V. Klik Create untuk pilihan Blank database dan Download untuk pilihan Feature Online Templates.

Memulai Access 2007 dengan Menggunakan Icon Shortcut :

Selain cara diatas masih ada cara lain untuk menjalankan Access 2007 yakni dengan memanfaatkan icon shortcut pada Taksbar. Tetapi sebelum menggunakan cara ini Anda dapat mensetting dulu, langkahnya sebagai berikut :

Gmb 1.4 Shortcut pada Taksbar

I. Klik Start.
II. Klik All Programs.
III. Klik Microsoft Office →Microsoft Access 2007.
IV. Klik kanan →pilih Pin to Taksbar.

Mengenal Element Dasar pada Access 2007

i

Gmb 1.5 Elemen-elemen pada Access 2007

Office Button

Berisi Backstage yang bersi beberapa pilihan perintah untuk mengelola database. Fasilitas ini hampir sama pada seluruh program Microsoft Office 2007.

 

Gmb 1.6 Backstage Access 2007

Dapat Anda lihat dari gambar diatas, terdapat beberapa TaksPane seperti :
 

1. New : Untuk membuat sebuah database baru.
2. Open : Untuk membuka database yang pernah Anda buat sebelumya.
3. Save : Untuk menyimpan secara langsung database anda.
4. Save As : Untuk menyimpan database Anda menjadi berbagai format database lainnya/versi Microsoft Access sebelumnya (2000, 2003 dan 2007)atau bisa juga dalam bentuk PDF/XPS jika Anda telah mempunyai add-ins nya .
5. Print : Fasilitas untuk mencetak database yang telah Anda buat. Terdapat tiga pilihan yakni Print (mencetak dengan sebelumnya menentukan properti-properti printer dan halaman yang akan dicetak), Quick Print (mencetak database secara langsung tanpa melakukan perubahan property-properti pada printer) dan Print Preview (untuk mengatur sebelum database dicetak).
6. Manage : Ini merupakan fasilitas untuk mengatur database yang telah kita buat. Terdapat tiga pilihan : Compact and Repair Database (untuk melakukan maintenance atau juga merepair ), Back Up Database (fasilitas untuk membackup database untuk mencegah terjadinya kehilangan  data), Database Properties (dari fasilitas ini akan memunculkan kotak dialog yang dimana anda dapat menentukan properties pada database yang sedang anda buat).
7. Email : Fasilitas ini memudahkan anda dalam mengirimkan database melalui email.
8. Publish : Fasilitas ini digunakan setelah database yang anda buat telah selesai atau final. Terdapat dua pilihan didalamnya Document Management Server, (Anda dapat menaruh document/database ini di server sehingga dapat dengan mudah untuk diakses maupun dibagi ke user lainnya), Package and Sign (ini digunakan untuk memberikan digital signature pada package database yang telah Anda buat).
9. Close Database : Untuk keluar dari database.
Selain dari berbagai pilihan diatas juga ada dua tombol lagi di bawahnya yakni Access Options dan Exit Access. Access Options berisi pilahan-pilahan yang sebenarnya mirip dengan program Office Options yang lainnya.

Quick Access Toolbar

 Gmb 1.7 Tampilan Quick Access Toolbar

Cara untuk menambahkan command pada Quick Access Toolbar seperti berikut :
 

I. Klik tombol panah kebawah.
II. Klik More Commands, untuk menampilkan seluruh command bisa dengan memilih All Commands pada menu drop down Choose commands from.
III. Selanjutnya pilih Command yang akan digunakan dan klik Add.
IV. Klik OK.
V. Untuk mengembalikan ke awal lagi, gunakan Reset.

 Gmb 1.8 Jendela Access Option pada Quick Access Toolbar

Ribbon

Element ini merupakan interface baru yang ditawarkan dalam Microsoft Office 2007. Element ini semakin mempermudah user dalam mengolah/mengedit data. Pada Access 2007 terdapat empat tab yakni Home, Create, External Data dan Database Tools.

Pada tab Home terdiri dari tujuh group :

1.  Views: Group ini memudahkan pengguna dalam melihat/mengedit Database-nya. Terdapat beberapa pilihan yang berbeda-beda tergantung dengan objek Database yang dipilih atau yang sedang dikerjakan. 
2.  Clipboard : Berisi perintah-perintah dasar seperti Cut, Copy, Paste dan Format
3.  Font : Berisi pengaturan-pengaturan jenis huruf, ukuran, warna, perataan dan sebagainya.
4. Rich Text : Berisi kumpulan untuk memperkaya format teks, seperti pengaturan paragraph, Indentasi, Bullet and Numbering.
5. . Record : Berisi perintah-perintah untuk pengolahan record.
6. Sort & Filter : Group ini sering digunakan karena berisi perintah untuk melakukan penyaringan atau juga mengurutkan data berdasarkan kriteria tertentu.
7.  Find : Untuk berisi perintah untuk mencari dan juga dapat mengganti data yang Anda cari dengan data yang lain

Gmb 1.9 Tab Home

Pada tab Create terdiri dari empat group :

 

1. Tables : Untuk membuat tabel data atau juga menentukan tipe tabel yang akan kita buat.
2. Forms : Form merupakan Input bagi user ketika ingin memasukan data baru. Di tab ini terdapat berbagai pilihan pengaturan form.
3. Reports : Atau laporan, penyajian akhir dalam bentuk laporan data-data. Anda dapat membuat dan mengatur seperti apa report yang akan Anda gunakan.
4. Other : Di group ini terdapat dua pilihan utama untuk pembuatan Query dan Macro. Keduanya akan kita bahas tersendiri pada bab berikutnya.

Gmb 1.10 Tab Create

Pada tab External Data juga terdiri dari empat group :
 

1. Import : Fasilitas ini dapat Anda gunakan ketika ingin memasukan document lain dalam database anda.

2. Export : Kebailikan dari import, Anda dapat mengexport database yang telah Anda buat ke program aplikasi lain.
3. Collect Data : Berhubungan dengan pengiriman database melalui E-mail.
4. SharePoint List : Dalam group ini kita dapat melakukan sinkronisasi database dengan SharePoint.

Gmb 1.11 Tab External Data

Pada tab Database Tools terdiri dari lima group :
 

1. Macro : Berisi rangkain perintah berupa aksi yang dapat dilaksanakan secara otomatis. Di group ini kita dapat menggunakan Visual Basic dalam pembuatan perintahnya.

Catatan:: Untuk pembahasan Macro akan diulas pada bab terakhir.

2. Show/Hide : Berisi pembuatan Relationships (hubungan antar tabel) dan juga perintah lainnya.
3. Analyze : Anda juga dapat menganalisa performa dari database yang Anda buat pada group ini dan juga menganalisa keefektifan penggunaan tabel.
4. Move Data : Database yang telah Anda buat dapat digunakan (move) menjadi SQL Server atau Database Access. Tentunya dalam mengubah database Anda menjadi SQL Server dibutuhkan Program SQL Server pada komputer kita.
5. Database Tools : Salah satu fitur advance yang ada pada Access 2007 seperti kita dapat memberikan melakukan enkripsi database dengan menggunakan password dan juga fitur-fitur advance lainnya.

Gmb 1.12 Tampilan Ribbon Database Tools

Selain tab diatas masih ada beberapa tab tambahan (Extra Tab). Tab ini akan muncul jika Anda sedang membuat sebuah tabel, form atau report. Pada pembuatan tabel pasti akan muncul tab Tabel Tools Datasheet seperti gambar dibawah :

Gmb 1.13 Ribbon Datasheet pada penggunaan Create table

Help

Menu Help akan memberikan informasi atau penjelasan singkat mengenai setiap masalah yang ditemukan ketika bekerja dengan Access 2007. Fasilitas ini akan lebih efektif jika komputer kita terkoneksi dengan internet. Untuk menggunakan menu ini ada dua cara :
I. Dengan menekan tombol F1 pada keyboard.
II. Dengan mengklik icon Help.png  pada pojok kanan atas dibawah tombol Close.
 

Objek Database

 
Objek database merupakan tempat objek-objek (bisa berupa Table, Form, Report, Query atau yang lainnya). Kesatuan objek atau komponen ini akan membentuk database. Dalam penggunaannya, pada Microsoft Access versi sebelumnya juga telah mencantumkan elemen ini. Elemen ini mempermudah Anda dalam mengelola/mengedit objek-objek dari database.

Gmb 1.14 Contoh objek-objek database

Mengakhiri Penggunaan Access 2007

Setelah anda selesai bekerja dengan Access 2007, Anda dapat mengakhirinya dengan berbagai langkah berikut :
I. Simpan dahulu database yang telah Anda buat atau Edit dengan menekan tombol Ctrl + S atau dengan mengklik tombol Save pada Quick Access Toolbar.
II. Kemudian pilih salah satu langkah diabawah ini, untuk menghakhiri Access 2007 :
i. Tekan Office Button dan pilih Close.
ii. Klik tombol Close pada pojok kanan atas.
III. Tunggu sampai Access 2007 ditutup.

Product Serupa :